寄付とか協賛におけるメールでのやりとりの注意点について、色々まとめておく

業務上で寄付や協賛を大学学園祭実行委員とか学生団体と行う機会があったんですが、メール・電話のやり取りで思うところがあったので以下にまとめてみます。この注意点リストが彼らの一助になることを願って。

そもそも学園祭協賛とか寄付による企業メリットって何なの?

まずは、相手の気持ちになって考えることから始めましょう。例年、協賛を募集しているからという理由だけで、協賛募集欄等を設置していたりしませんか?相手の気持ちを考えずに対応してしまうことでせっかくの機会を失ってしまうことにもなりかねませんので、まずは企業側のメリットについて、しっかりと考えておきましょう。

1.広報・宣伝活動

イベント等へ協賛するメリットは、広告・宣伝活動にあります。イベントの参加者はもちろん、イベントを取り上げたマスコミ媒体に取り上げられることで、より自然に多くの方の目に触れることになり、その結果が業績アップにつながることが考えられますよね?認知度のアップがどのような成果を企業にもたらすかは戦略次第ではありますが、このような活動も企業にとってはとても大切なことなのです。

2.イメージアップとCSR活動

企業の知名度を上げブランディングを行うことにより、これまで以上に安定した事業体制を築き上げることができます。新たな取引先を探しているお客様が気にされるのは、経済面など実質的な部分はもちろん、それ以上に企業そのもののイメージなのです。

またCSR活動とは「CSR(corporate social responsibility)=企業の社会的責任」を意味しています。特に、ボランティア活動や地域活動への積極的参加があげられますが、地方自治体やNPOが主催する催し物への協賛は、何よりのCSR活動といえます。

 

つまり、協賛を受ける側は少しでも企業の期待に応えられるようにコミットしてあげることが大切だし、コミットできないようであれば、何らかの支援をしてくれる企業に対しての恩返しができないということになりますので、協賛の申し入れは受けない方が良いのではないかと個人的には思っています。

協賛・寄付の申し入れに対するマナーについて

学生といえど、協賛や寄付においては必ず外部とのやり取りが発生します。特に協賛の場合は契約に当たりますので、企業間のやり取りと何ら変わりがありません。社会人ではないかもしれませんが、其れ相応の対応が求められるので、社会人同士のマナーはしっかりと頭に入れておくべきです。残念ながら私も学園祭実行委員や学生団体とのやり取りを進める中で、いくつかガッカリしてしまう出来事がありましたので、以下に注意点をまとめておきます。

メールでの対応マナーについて

このメールは誰宛てなの?

以外と多いのが宛先を書かずに、いきなり本題を始めてしまうメールです。総合問い合わせ窓口(info@とか)への返信だったりした場合、しっかりと宛名を書いていないとせっかくの機会を棒に振ってしまうことになるかもしれませんので、必ず宛名を明記するようにしましょう。

◯◯株式会社
◯◯様

お世話になります。学生団体◯◯の◯◯です。
・・・・・・・・

文頭での挨拶やお礼を述べる

始めて接する相手への挨拶や、何かしてもらった時の感謝を伝えるのって当たり前ですよね?メールでも同じ。どこどこの誰々で何でメールをしているかが、相手に伝わるような文面を心がけてください。特に協賛等は1団体のみに接触しているケースは少ないと思いますし、最初に名乗っていないメールだと、企業側としても確認しきれないと思います。

お世話になります。学生団体◯◯の◯◯です。
この度はお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。

メールの最後は結びの言葉できちんと締める

結びの言葉を書かない行為は百害あって一利なし。プラスに働くことはないと思います。企業でも結びの言葉を用いないことはありますが、感覚値で自分より上位の役職についている人がそのケースにあるような気がします。正直、誰であれこういったマナーは守るべきだとは思いますが、特に始めてのメール相手からこのようなメールを受け取ってしまうと、少なからず「この人は何様のつもりなのだろうか」と思ってしまう人はいると思います。結びの言葉がなくとも対応は続くと思いますが、できるだけ気持ちのよいやり取りを行えるように配慮しましょう。

・どうぞよろしくお願いいたします。
・お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
・ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

参考:結び言葉の例

内容は簡潔に

読み手に優しく、わかりやすいメールを書くように心がけましょう。以下は箇条書きで書くと内容が理解しやすくなる例です。意外とこのようなメールを受けることが多いので参考までに。

*ダメ例*
ご協賛していただいた場合の宣伝方法につきまして、いくつかご提案がございます。ご提案の中身ですが、facebookやtwitterを利用した拡散方法を考えております。またブログでも、御社のことをご紹介させていただこうと考えております。
*改善例*
ご協賛していただいた場合の宣伝方法につきまして、ご提案が2点ございます。
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・facebook、twitterを用いたSNS拡散
・ブログでの協賛企業のご紹介
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参考:わかりやすいメールを書くための文章術

質問には必ず回答する

メールの文面にある質問事項に回答していない状態のメールを受信することも多いです。質問されていることは、ひとつずつ丁寧に回答するようにしましょう。これが正しく行えないと、企業側が再度メールで同じ質問をしなければなりません。

バラバラに返信しない

なぜか問い合わせたメールに対しての返信を新規のメールで返してしまう方がいるようです。先ほども述べさせていただいたように、企業側は1団体のみと協賛を行うとは考えづらいです。一度に複数の団体とやり取りと行っているものだと思います。その場合、毎度新規のメールで返事が返ってきてしまうと、内容も追えないし、管理が面倒になってしまうと思います。内容ごとに1つのメールに連ねる形で返信してあげてください。

署名は付いてる?

署名ないメールかつ名乗っていないメールっていうのがたまに到着します・・。その場合どうすればいいんでしょうか・・?とりあえず、誰ですか?ってメールを返信しなければいけないですよね?!その時間って無駄だと思うんです。礼儀的にも署名はつけておいた方が安心です。

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 株式会社24TRiP 署名管理部 マネージャー
 私の名前 / WATASHI NO NAMAE
 〒000-0000 東京都XX区XX XXビル XF
 TEL: 00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000
 Email: watashi@24trip.jp
 URL: https://24rtip.jp/
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参考:https://shomeidesign.com/

添付ファイルがない

「企画書・資料を添付いたしますのでご確認ください」と言いつつ、添付がない。ということの発生頻度が高かったです。新卒にありがちなミスですが、さらに・・。注意しましょう。

問い合わせを受けたら、まずは一度返信しよう

問い合わせに対して、一週間返信しない等の対応は絶対にしないようにしましょう。LINEに例えるならば、既読スルー状態ですね。企業側に対して、「検討させていただきます」や「確認します」等の一時的な返答はするようにしてください。相手を待たせてしまうことは大変失礼な行為です。

わからないことがあれば、聞いてください

企業側は学生がメールでの対応に不慣れなことを十分に理解してくれているはずです。協賛金や寄付金の受け取り方法等でわからないことがあれば、遠慮せずに確認してください。わからないまま、話を進めてしまうことのないようにしましょう。

メール作成の参考になる書籍のご紹介

記事を読んでもわからない、メールの文章力を高めたいという方にはこちらの書籍がおすすめです。僕も社会人になる前の学生インターンをしていたときには、こちらの書籍を参考にさせていただきました。

メール文章力の基本 大切だけど、だれも教えてくれない77のルール
「きちんとした敬語と表現」がすぐに見つかる ビジネスメール言い換え辞典

電話での対応マナーについて

電話では以下の点に注意しておきましょう。

電話をする前に話す内容を決めておく

いきなり電話をかけた後に、慌ててしまわないように事前に話す内容を決めておきましょう。メモ等を作った上でかけると良いかと思います。またわからないことは即答せず、確認してから折り返しを行うと決めておくと、慌てずに対応することができます。

しっかりと名乗る

メール同様、最初はどこどこの誰々であることを名乗ってください。直通の電話番号である場合、警戒されてしまいます。

業務時間外の電話は避ける

時間を気にせず、電話をかけてくる学生もいますが、絶対にやめてください。必ず担当者の業務時間内にかけるようにしてください。またメールで事前に通話可能な時間帯を確認しておくとなお良いです。

長電話は避ける

内容のない電話を長時間続けてもあまり意味はありませんし、担当者の時間を奪ってしまうことになります。極力、内容のみを簡潔に伝え、電話を終えるようにしましょう。

電話応対の参考になる書籍のご紹介

電話に自信がない方はこちらの書籍にさっと目を通しておくと良いかもしれません。

電話応対のルールとマナー ビジネスいらすとれいてっど

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